Phúc lợi nhân viên bắt buộc là những khoản đóng góp và chế độ mà doanh nghiệp phải thực hiện cho người lao động theo quy định của pháp luật, không phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề hay khả năng tài chính của doanh nghiệp. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với phúc lợi tự nguyện, vốn do doanh nghiệp chủ động quyết định mức độ đầu tư.
Tại Việt Nam, khung pháp lý cho nhóm phúc lợi bắt buộc chủ yếu đến từ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 1/7/2025), Luật Việc làm và Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng chịu sự điều chỉnh của các văn bản này như mọi loại hình doanh nghiệp khác, không có ngoại lệ hay mức miễn giảm riêng theo quy mô.
Đây là nhóm chi phí phúc lợi lớn nhất và thường xuyên nhất mà doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hạch toán hàng tháng, áp dụng cho người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên. Đây là một thay đổi đáng chú ý so với quy định trước đây, khi ngưỡng tham gia bảo hiểm bắt buộc theo luật cũ là hợp đồng từ đủ 3 tháng trở lên. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sử dụng lao động thời vụ hoặc hợp đồng ngắn hạn, cần rà soát lại các hợp đồng từ 1 đến dưới 3 tháng để đảm bảo đã đóng bảo hiểm đúng quy định mới. Riêng hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng thì không thuộc diện phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Theo quy định hiện hành, tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp là 32% trên tiền lương làm căn cứ đóng, được chia giữa doanh nghiệp và người lao động như sau.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần đóng 21,5% này cần được tính vào chi phí nhân sự ngay từ bước lập ngân sách tuyển dụng, chứ không nên xem là khoản phát sinh thêm sau khi đã chốt mức lương với ứng viên. Một sai lầm phổ biến là chỉ tính mức lương thỏa thuận với ứng viên mà bỏ quên phần nghĩa vụ đóng góp này, dẫn đến lệch quỹ lương thực tế so với kế hoạch ban đầu.
Lưu ý quan trọng: tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng, và có mức trần riêng theo quy định. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên làm việc với bộ phận kế toán hoặc đơn vị tư vấn bảo hiểm để xác định đúng mức lương căn cứ cho từng vị trí, tránh tình trạng đóng thiếu dẫn đến rủi ro bị truy thu và xử phạt sau này.
Bên cạnh ba loại bảo hiểm trên, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn ở mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Khoản này do doanh nghiệp đóng riêng, không khấu trừ vào lương người lao động, và áp dụng bất kể doanh nghiệp đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa.
Nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nhầm lẫn rằng chỉ cần đóng khoản này khi công ty có công đoàn. Trên thực tế, nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn tồn tại độc lập với việc có thành lập công đoàn cơ sở hay không.
Ngoài phần bảo hiểm, Bộ luật Lao động quy định một số chế độ nghỉ mà doanh nghiệp phải đảm bảo cho người lao động, dù quy mô công ty lớn hay nhỏ.
Nghỉ phép năm được hưởng nguyên lương áp dụng cho người lao động làm việc đủ 12 tháng, với số ngày nghỉ tùy theo tính chất công việc và điều kiện lao động. Nghỉ lễ, tết theo quy định chung của Nhà nước cũng là ngày nghỉ hưởng nguyên lương bắt buộc, không phụ thuộc vào thỏa thuận riêng giữa doanh nghiệp và người lao động.
Chế độ thai sản là một phần trong quỹ bảo hiểm xã hội đã đề cập ở trên, nhưng doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý thêm về nghĩa vụ giữ chỗ làm việc và các quyền lợi liên quan trong và sau thời gian nghỉ thai sản theo luật lao động, không chỉ dừng ở phần chi trả bảo hiểm.
Tiền lương làm thêm giờ cũng là một khoản bắt buộc khi doanh nghiệp yêu cầu người lao động làm việc ngoài giờ hành chính, với mức tính lũy tiến theo ngày thường, ngày nghỉ hoặc ngày lễ. Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các ngành có mùa vụ cao điểm, như sản xuất hoặc bán lẻ, cần đặc biệt lưu ý khi lập kế hoạch nhân sự.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đối mặt với một số khó khăn đặc thù khi tuân thủ các quy định phúc lợi bắt buộc, khác với doanh nghiệp quy mô lớn vốn có bộ phận nhân sự và pháp chế chuyên trách.
Khó khăn đầu tiên là nguồn lực hành chính hạn chế. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có vị trí HR chuyên trách về bảo hiểm, dẫn đến việc kê khai, điều chỉnh mức lương căn cứ đóng hoặc cập nhật quy định mới đôi khi bị chậm trễ.
Khó khăn thứ hai là dòng tiền. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, khoản 21,5% cộng với 2% kinh phí công đoàn trên quỹ lương là một áp lực tài chính đáng kể, đặc biệt trong giai đoạn mới vận hành hoặc khi doanh thu chưa ổn định.
Khó khăn thứ ba là cập nhật quy định. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 mới có hiệu lực từ giữa năm 2025, mang theo nhiều điều chỉnh so với luật cũ, và doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải lúc nào cũng có kênh thông tin chính thống để cập nhật kịp thời.
Với những thách thức này, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn làm việc cùng đơn vị tư vấn bảo hiểm hoặc nền tảng phúc lợi để được hỗ trợ kê khai, tính toán và cập nhật quy định, thay vì tự xử lý toàn bộ nội bộ.
Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ phúc lợi bắt buộc là điều kiện tối thiểu, không phải điểm khác biệt trong mắt người lao động. Trên thị trường tuyển dụng hiện nay, ứng viên có xu hướng so sánh phúc lợi giữa các doanh nghiệp ở phần tự nguyện nhiều hơn là phần bắt buộc, vì phần bắt buộc vốn là chuẩn chung mà công ty nào cũng phải đáp ứng.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, sau khi đã ổn định phần tuân thủ pháp lý, bắt đầu cân nhắc đầu tư thêm vào bảo hiểm sức khỏe hoặc các chương trình chăm sóc sức khỏe chủ động. Đây không phải là bước đi bắt buộc nhưng được chứng minh là có tác động tích cực đến khả năng giữ chân nhân sự và lợi thế cạnh tranh khi tuyển dụng, như đã phân tích trong bài viết về bảo hiểm doanh nghiệp và vai trò của bảo hiểm trong chiến lược phúc lợi nhân viên.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cân nhắc bước tiếp theo sau khi đã nắm rõ phần bắt buộc, việc tìm hiểu bảo hiểm công ty gồm những loại nào và cách lựa chọn phù hợp với quy mô đội ngũ là bước hợp lý để xây dựng một chiến lược phúc lợi toàn diện hơn.
Đây cũng là hướng tiếp cận mà OneHealth, giải pháp phúc lợi toàn diện từ LivWell, được xây dựng để đáp ứng. Thay vì chỉ là bảo hiểm đơn thuần, OneHealth kết hợp bảo hiểm sức khỏe, chăm sóc y tế và các hoạt động wellness trong một nền tảng duy nhất, được thiết kế linh hoạt theo quy mô đội ngũ. Từ doanh nghiệp vài chục nhân sự đến các tập đoàn hàng nghìn lao động, OneHealth giúp công ty không phải trả cho những quyền lợi vượt quá nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ đó có thể quản lý phúc lợi đơn giản hơn mà không cần đội ngũ nhân sự chuyên trách lớn, đồng thời có dữ liệu rõ ràng để theo dõi mức độ sử dụng và hiệu quả đầu tư theo thời gian.
Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu giải pháp nào trong OneHealth phù hợp với quy mô và ngân sách cụ thể của mình, đội ngũ LivWell luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết.
1. Doanh nghiệp có quy mô dưới 10 nhân viên có phải đóng đầy đủ bảo hiểm bắt buộc không?
Có. Nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp áp dụng cho mọi doanh nghiệp có người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên, không phân biệt theo số lượng nhân viên hay quy mô doanh thu.
2. Không đóng đầy đủ bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ gặp rủi ro gì?
Doanh nghiệp chậm đóng hoặc đóng thiếu bảo hiểm bắt buộc có thể bị truy thu số tiền còn thiếu, chịu lãi chậm đóng và xử phạt hành chính theo quy định. Ngoài ra, việc này còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động khi phát sinh sự kiện bảo hiểm.
3. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ đâu để đảm bảo tuân thủ đầy đủ?
Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động hiện có để xác định đúng đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng có phù hợp quy định hay không, và cân nhắc làm việc với đơn vị tư vấn bảo hiểm để được hỗ trợ kê khai đúng hạn.
Nếu doanh nghiệp đang rà soát lại chiến lược phúc lợi, từ phần bắt buộc đến các gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện phù hợp với quy mô, đội ngũ LivWell OneHealth có thể tư vấn giải pháp phù hợp với ngân sách cụ thể của công ty bạn. Nhận tư vấn ngay.
